Im Januar 2024 habe ich ein Seminar zum betrieblichen Projekt für die IHK Lahn-Dill gehalten. Dies ist der leicht überarbeitete Foliensatz.

First things first

• Keine Wiederholung Projektmethodik etc.
• Es geht darum, die Prüfung zu hacken, d.h. sicher vorgehen und Risiko begrenzen.

Inhalte

1. Ablauf der Prüfung
2. Projektantrag
3. Fallstricke: Was man tun und was man lassen sollte
4. Mein Antrag wurde abgelehnt, was soll ich nun tun?
5. Hinweise zur Projektdurchführung
6. Fragen und Antworten

Ablauf und Informationen

Dokument Nr. 3675794 oder Link

Einschub: Der Prüfungsausschuss

Projektantrag

Allgemeines

“… Der Prüfling hat eine betriebliche Projektarbeit durchzuführen und mit praxisbezogenen Unterlagen zu dokumentieren. (…) In der Projektbeschreibung hat er die Ausgangssituation und das Projektziel zu beschreiben und eine Zeitplanung aufzustellen. Die Prüfungszeit beträgt für die betriebliche Projektarbeit und für die Dokumentation mit praxisbezogenen Unterlagen höchstens … Stunden.”

“Im ersten Teil hat der Prüfling nachzuweisen, dass er in der Lage ist, …”

FI Anwendungsentwicklung (§ 12)

1. kundenspezifische Anforderungen zu analysieren,
2. eine Projektplanung durchzuführen,
3. eine wirtschaftliche Betrachtung des Projektes vorzunehmen,
4. eine Softwareanwendung zu erstellen oder anzupassen,
5. die erstellte oder angepasste Softwareanwendung zu testen und ihre Einführung vorzubereiten und
6. die Planung und Durchführung des Projektes anforderungsgerecht zu dokumentieren.

FI Systemintegration (§ 20)

1. auftragsbezogene Anforderungen zu analysieren,
2. Lösungsalternativen unter Berücksichtigung technischer, wirtschaftlicher und qualitativer Aspekte vorzuschlagen,
3. Systemänderungen und -erweiterungen durchzuführen und zu übergeben,
4. IT-Systeme einzuführen und zu pflegen,
5. Schwachstellen von IT-Systemen zu analysieren und Schutzmaßnahmen vorzuschlagen und umzusetzen sowie

6. Projekte der Systemintegration anforderungsgerecht zu dokumentieren.

FI Daten- und Prozessanalyse (§ 28)

1. kundenspezifische Anforderungen zu analysieren,
2. die Projektumsetzung zu planen und dabei die zugehörigen betrieblichen Prozesse zu berücksichtigen und die bestehenden Regeln einzuhalten,
3. Daten zu identifizieren, zu klassifizieren, zu modellieren, unter Nutzung mathematischer Vorhersagemodelle und statistischer Verfahren zu analysieren und die Datenqualität sicherzustellen,
4. die Analyseergebnisse aufzubereiten und Optimierungsmöglichkeiten aufzuzeigen sowie

5. Projekte der Datenanalyse anforderungsgerecht zu dokumentieren.

FI Digitale Vernetzung (§ 36)

1. hardware- und softwarebasierte Schnittstellen und Komponenten in bestehende Infrastrukturen einzubinden und dabei die Anforderungen an die Informationssicherheit zu erfüllen,
2. eine vorhandene Systemarchitektur über mehrere Prozessebenen und über deren Prozessabläufe zu bewerten, zu dokumentieren und zu visualisieren,
3. Schnittstellen unterschiedlicher Prozesse und Systeme zu implementieren, zu konfigurieren und in Betrieb zu nehmen,

4. Gesamtzusammenhänge in heterogenen IT-Landschaften zu bewerten und zu beschreiben sowie
5. Übertragungssysteme anforderungsgerecht auszuwählen, zu konfigurieren und in die Gesamtinfrastruktur zu integrieren.

Digitalisierungsmanagement (§ 11)

1. Arbeits-, Geschäfts- und Wertschöpfungsprozesse zu analysieren,
2. Digitalisierungsvorhaben unter wirtschaftlicher Betrachtung zu planen,
3. Daten zu erheben, zu kategorisieren und bereitzustellen,
4. Prozessdaten auszuwählen und Entscheidungsoptionen abzuleiten,
5. die Durchführung eines Kundenauftrags zu begleiten,

6. Datenschutz und -sicherheit sicherzustellen und
7. Projektergebnisse kundengerecht darzustellen.

IT-System-Management (§ 11)

1. Kunden und Kundinnen auftragsbezogen zu beraten und zu begleiten,
2. kundenspezifische Anforderungen zu analysieren,
3. eine Projektplanung durchzuführen,
4. eine wirtschaftliche Betrachtung des Projektes vorzunehmen,
5. IT-Systemlösungen auszuwählen, einzukaufen oder anzupassen,
6. die Umsetzung der IT-Systemlösungen zu koordinieren und die Einführung zu begleiten und
7. den Projektabschluss durchzuführen.

IT-System-Elektroniker:in (§ 11)

1. kundenspezifische Anforderungen unter Beachtung fachlicher und wirtschaftlicher Hintergründe zu analysieren,
2. Projektanforderungen zu definieren und eine Projektplanung durchzuführen,
3. IT-Systeme und ihre Komponenten auszuwählen und nach den jeweils geltenden Vorschriften und Normen zu installieren und zu konfigurieren,
4. Geräte und Betriebsmittel nach den jeweils geltenden Vorschriften und Normen an eine Stromversorgung anzubinden,

5. Verbindungen und Übertragungs- sowie Leitungswege auszuwählen, herzustellen und darzustellen,
6. projektbezogene Funktionstests durchzuführen und die Ergebnisse zu dokumentieren sowie
7. Projektergebnisse kundengerecht darzustellen und einen Projektabschluss durchzuführen.

Themenfindung

• Blick in die Ausbildungsverordnung
• Echtes Thema, reales Projekt
• Keine reinen Konzept-Projekte
• Abgrenzung betrieblicher Auftrag
• Alternative: “nice to have”-Themen

Gliederung

Fallstricke: Was man tun und was man lassen sollte

• Bekannte Technik verwenden.
• Etwas, zu dem man Kolleg:innen befragen kann.
• Keine, wenig Abhängigkeit von Externen.
• Nichts Geheimes.

Antrag abgelehnt, und nun?

Typische Gründe:

• Projektziele unklar
• Projektplanung unvollständig
• Titel, Projektplanung, Beschreibung passen nicht zueinander
• Bearbeitungszeit falsch (berechnet)
• Eigener Beitrag nicht erkennbar
• Zu umfangreich
• Nicht umfangreich genug

• Kein reales Projekt
• Nur Konzept, keine Umsetzung
• Thema ist Arbeitsauftrag und kein Projekt

Durchführung, Dokumentation, Präsentation und Fachgespräch

Inhalte

1. Auf was sollte ich während des Projekts achten?
2. Unterlagen aus dem Projektverlauf
3. Erstellen der Projektdokumentation
4. Präsentation und Fachgespräch
5. Fragen und Antworten

Tipps zur Durchführung

• Dokumente sammeln
• Dokumentation mitlaufend erstellen
• Abweichungen vom Projektantrag dokumentieren
• Entscheidungen dokumentieren
• Technisch begründet vorgehen
• Kein Beinbruch, wenn nicht alles wie geplant klappt.

Dokumentation

• Tipps bei der IHK lesen
• Keine wissenschaftliche Arbeit
• Projektbegleitend erstellen
• Dokumentation muss das Projekt darstellen
• Wichtige Dokumente aus dem Projekt in den Anhang
• Keine Geheimniskrämerei
• Rechtzeitig Korrektur lesen lassen
• Wenn möglich: Dritten Korrektur lesen lassen
• Tipps und Bewertungsbögen abhaken

Typische Probleme

• Durchführung nicht gut nachvollziehbar
• Eigener Anteil nicht erkennbar
• Abweichungen nicht oder nicht ausreichend beschrieben
• Dokumentation nicht erkennbar
• Fehlende Kundendokumentation
• “Was hat der Kunde bekommen?” unklar
• Fehlende Abnahme
• Durchgeführte QS unklar und nur knapp beschrieben

Ablauf des Prüfungstages

• Ablauf
  • In Ruhe aufbauen
  • Begrüßung
  • Präsentation (15 Minuten)
  • Fachgespräch (15 Minuten)
  • Warten…
  • Ergebnis

• Was mitbringen?
  • Personalausweis (oder anderes Ausweisdokument)
  • Präsentationsequipment (Beamer mit HDMI gibt es vor Ort)
  • Ausbildungsnachweise (nur nicht die Umschüler)
  • Handouts oder nicht?
  • Denken Sie an Backup, Plan B!

Don’t panic!

Begrüßung durch den Vorsitzenden

• Identitätsfeststellung
• Gesundheitsfrage
• Frage nach Einwendungen gegen die Besetzung des Ausschusses
• Hinweis auf Täuschungshandlungen und Folgen
• Ablauf der Prüfung

Präsentation

• Typische Vorgehensweise:
  • Unternehmen, Aufgabenbereich, Umfeld
  • Aufgabenstellung und Ziele
  • Überblick über Planung und Durchführung
  • Wichtige Entscheidungen, Probleme und Lösungen
  • Projektergebnisse und Reflexion
• Das sind Ihre 15 Minuten!
• Nicht irritieren lassen.

• Konzentrieren Sie sich auf den roten Faden, etwaige Spezialthemen können Sie für das Fachgespräch vorbereiten
• Vermeiden Sie lange Unternehmensvorstellungen
• Zeitmanagement: Überziehen Sie nicht, etwas kürzer ist nicht schlimm.
• Vorher üben
• Seien Sie authentisch.
• Besser keine Live-Präsentationen von bspw. Software

Fachgespräch

• Das Fachgespräch dreht sich um das Projekt.
• Geben Sie kurze und prägnante Antworten, verfallen Sie nicht in großen Redefluss.
• Nicht vermuten, nicht raten, argumentieren Sie anhand Ihres Wissens.
• Prüfer werden Sie nicht korrigieren oder mit Ihnen diskutieren.
• Der mit Ihnen sprechende Prüfer wechselt möglicherweise sehr plötzlich.
• Vermeiden Sie “Das machen wir immer so.”

• Beherrschen Sie den fachlichen Hintergrund der von Ihnen verwendeten Technologien

Typische Fragekomplexe

• Projektziele und Ist-/Soll-Zustand
• Projektkalkulation (wo kommen die Kosten her?)
• QS-Maßnahmen und ihre Umsetzung
• Vorgehensmodell
• Technischer Hintergund
• Übergebene Artefakte
• Schwachstellen, Schutzmaßnahmen, IT-Sicherheit

Bereiten Sie sich auf bestimmte Themen vor (Antwort und ggf. Folie)

Beratung und Ergebnis

Unzufrieden oder durchgefallen?

Zusammenfassung und letzte Tipps

Gold-Standard

• Lesen Sie die Teile der Ausbildungsverordnung, Tipps der IHK, Bewertungsbögen.
• Sprechen Sie mit Ihrem Betreuer, Ausbilder rechtzeitig darüber.
• Finden Sie gemeinsam und in Ruhe ein Thema
• Führen Sie ein Probeprojekt durch und erstellen die notwendigen Dokumente.
• Bei Fragen: An IHK wenden.

Notpaket

• Dokumente
  • Tipps zum Projektantrag
  • Tipps zum Projektbericht
  • Notwendige Projektinhalte aus dem Foliensatz Teil1 (ab Projektantrag)
  • Bewertungsbögen
  lesen.
• Nutzen Sie die Dokumente als Checklisten und haken Sie die Punkte nach und nach ab.
• Bei Fragen: An IHK wenden.

Links und Hinweise

• Unterlagen auf den Seiten der IHK Lahn-Dill: Link
• Auf der IHK-Seite auch: Umsetzungshilfen des BIBB (incl. Bewertungsmatrix)
• Matrix FI, Matrix Digitalisierungsmanagement, Matrix IT-System-Management
• IT-System-Elektroniker: Umsetzungshilfe, Matrix
• DIHK-Umsetzungshilfe Matrix
• Ausbildungsverordnung
• Wenn Fragen offen bleiben: An die IHK wenden.